В цьому розділі, на прикладі, буде детально розписано про те, як створити дерево видів товару і оприбуткувати товар.

Для початку роботи в програмі Вам необхідно ввести початкові залишки (товар, який знаходився в магазині, на складі, до початку роботи в програмі). Для цього треба зайти в пункт головного меню Документ - Прихід товару. Відкриється вікно Прихід товару. На цій формі створіть шапку нової прибуткової накладної кнопкою Додати або Новий прихід . Відкриється форма Прихід. У цій формі введіть параметри приходу (шапка прибуткової накладної).

Для введення початкових залишків на формі редагування Прихід встановіть галочку лівіше напису Початкові залишки.

За допомогою меню, що випадає виберіть в полі Валюта валюту, в якій був закуплений товар. Після чого натисніть на кнопку Записати. Ви повернетеся до форми Прихід товару. Також виберіть підприємство, якщо це необхідно. У разі необхідності, заповніть поле Номер накладної постачальника. Дане поле дозволяє враховувати номер накладної, наданої постачальником для більш зручного пошуку і звірок.

Шапка прибуткової накладної створена.

Введення товару здійснюється за допомогою сканера штрих-коду. Якщо товар має штрих-код виробника, скануйте його. Якщо у товару немає штрих-коду, натисніть кнопку Додати (клавіша "F4"). Автоматично з'явиться форма редагування Товар, де Ви повинні заповнити потрібні поля.

Щоб створити свій довідник товару у Вас є два шляхи:

1) Безпосередньо під час оприбуткування товару.

2) На самому початку роботи. Детальніше описано в главі Товарознавство.

Під час оприбуткування товару, після відкриття форми Товар, Вам необхідно за допомогою кнопки Довідник, правіше поля Вид товару, відкрити форму Налаштування видів товару. У цьому вікні Ви будете створювати своє дерево видів товару.

Якщо в дереві видів товару Ви знайшли потрібний Вам товар, то виберіть його. Якщо ж такого товару немає, створіть своє дерево в такий спосіб. Візьмемо, наприклад, джинси. Це буде верхня гілка дерева. Для її створення, на формі Налаштування видів товару, натисніть на кнопку Додати . Перед Вами відкриється вікно Вид товару (Мал. 1).

Мал. 1 (Версія програми 2020.4.0)

В поле Назва вводимо назву верхнього рівня, в даному випадку Джинси. Далі за допомогою меню, що випадають, якщо це необхідно, заповнюємо поля:

•Націнка (%) - дане поле заповнюється для того, щоб новий товар при оприбуткуванні мав задану в цьому полі націнку;

•Націнка опт (%) - дане поле заповнюється для того, щоб новий товар при оприбуткуванні мав задану в цьому полі націнку;

•Знижка (%) - дане поле відображає товарну знижку за замовчуванням.

Під даними полями необхідно розставити галочки, навпроти тих позицій, які повинні будуть відображатися в назві товару. Для джинсів буде важливий, наприклад, виробник, розмір, матеріал, артикул. Потім потрібно виставити потрібний перемикач в блоці Округлення ціни.

Також необхідно відзначити, яким саме буде цей товар Фіскальної або ПДВ. Це необхідно для рознесення товару на товари, які обкладаються ПДВ чи ні. Дані перемикачі необхідні, якщо користувач використовує як фіскальний, так і нефіскальний принтер чеків.

Всі позначення, зроблені Вами для верхнього рівня дерева товарів, будуть застосовані і до всіх підлеглим гілкам. Тобто всі налаштування, які Ви визначили для Джинс, будуть дійсні і для всіх розгалужень джинс.

Далі натисніть на кнопку Записати . Ви повернетеся до вікна Налаштування видів товарів. Встановивши курсор на джинси, створених Вами. Після цього натисніть на кнопку Додати підлеглий. Знову з'явиться вікно Вид товару. Тут в поле Назва, вводимо назву нижнього рівня після Джинс. Нехай це будуть Чоловічі. Натисніть на кнопку Записати . Після цього, створіть таким же чином підпорядковану гілку Джинси - Жіночі.

Після створення такого своєрідного дерева товару виберіть, наприклад, Джинси-Чоловічі і натисніть на кнопку Вибрати.

Після цього Вам необхідно вибрати виробника. Далі потрібно внести опис товару, розмір, матеріал, стать і т.д., все те, що Ви зазначили при додаванні / редагуванні виду товару, описаний вище.

Далі потрібно встановити артикул товару. Натисканням на кнопку Додати , можна вибрати артикул з існуючих, або натиснути на кнопку "..." Створити артикул товару за кодами виду і виробника товару, поруч з Довідником. Програма автоматично присвоїть товару артикул.

Наступне, що нам належить заповнити - це ціна закупівлі товару, якщо нам відома, то вводимо в необхідне поле. Далі нам потрібно вказати націнку на товар в %, якщо ж ми поле Націнка % залишимо порожнім, а введемо в поле Ціна в роздріб, тоді поле Націнка % заповниться автоматично. Якщо нам не відома ціна закупівлі товару, тоді потрібно зняти галочку навпроти Закупівля товару, всі інші поля пропадуть і залишиться ввести тільки Ціна в роздріб і натиснути на кнопку Записати

Таким чином, Ви навчилися оприбуткувати новий товар. Більш детально про оприбуткування товару тут.

Друк штрих-кодів на товар відбувається при оприбуткуванні товару на формі Документ - Прихід товару або на формі Склад - Стан складу.

Друк етикеток на товар на формі Прихід товару проводиться по кнопці Друк етикеток і при виборі потрібної функції з випадаючого меню. Етикетки друкуються для виділеного товару:

При виборі функції Друк етикеток (кількість в накладній) друкуються етикетки на всі товари в кількості, зазначеній в приході по товару.

При виборі функції Друк етикеток з власними штрих-кодами друкуються етикетки тільки для товару з номерами штрих-коду 290 ....

При виборі функції Друк етикеток поштучно друкуються етикетки в кількості «1» на кожен товар

При виборі функції Друк етикеток в заданій кількості відкривається форма редагування Друк етикеток на товари.

Мал. 1 (Версія програми 2020.4.0)

Кнопка Перегляд дозволяє здійснити попередній перегляд сторінки перед друком (Мал. 1 (1)).

Кнопка Друк дозволяє вивести етикетки на друк на принтер (Мал. 1 (2)).

Кнопка Налаштування дозволяє вибрати шаблон для друку бирок (наприклад, для звичайного офісного принтера можна задати «друкувати 40 бирок на аркуші») (Мал. 1 (3)).

Можна змінити кількість етикеток для друку в колонці Кількість етикеток (Мал. 1 (4)). Для цього наведіть курсор на потрібну комірку в колонці (Мал. 1 (5)) і двічі натисніть ліву кнопку миші. На клавіатурі натисніть клавішу Backspace для видалення записаного значення і вкажіть за допомогою клавіатури нову. Прийміть запис натисканням клавіші Enter.

Натисніть на кнопку Друк.

Друк етикеток для зміненого товару проводиться на формі Склад - Стан складу по кнопці Друк і при виборі потрібної функції:

•Друк етикеток зі знижкою на товар - друкуються бирки на товар, що має знижку

•Друк бирок на товари поштучно - друкуються бирки в кількості «1» на кожен товар.

•Друк бирок в кількості на складі - друкуються бирки відповідно в кількості, яка дорівнює кількості товару на складі.

Виберіть пункт меню Документ - Реалізація. Документ реалізації створюється автоматично.

1) Перед введенням товару вкажіть, якщо необхідно, клієнта. Для цього зчитайте сканером штрих-код дисконтної картки клієнта. Вибір і введення клієнта для реалізації здійснюється кнопкою Вибір клієнта (клавіші "Ctrl + K").

2) Список товару формується зчитуванням штрих-коду товару. Якщо кількість товару більше 1, то можна зчитувати штрих-код кожної одиниці товару або кнопкою Змінити ("F3") викликати форму Склад реалізації і вказати кількість товару, що продається в поле Кількість.

3) Товар можна вказати без сканера вибираючи його зі списку на складі (кнопки Вибір товару зі складу "F11" або Вибір товару зі складу за видами товару "Ctrl + F11"). У вікні, що з'явилося, виберіть потрібний товар і натисніть кнопку .

Також можна скористатися багаторядковим вибором товару зі складу (CTRL + Q). Якщо вибрати один товар на складі і натиснути клавіші (CTRL + Q), відкриється вікно Введення кількості товару Мал. 1).

Мал. 1 (Версія програми 2020.4.0)

Якщо виділити кілька товарів і натиснути комбінацію клавіш (CTRL + Q), відкриється вікно (Мал. 2), в якому є можливість вказати в якій кількості буде додано товар в реалізацію:

•По одній одиниці

•В кількості на складі

•Задати кількість

Мал. 2 (Версія програми 2020.4.0)

Після формування списку товару для реалізації, зробіть оплату товару (кнопка Сплатити або клавіша "F6"). З'явиться вікно Сплата (Мал. 3).

Мал. 3 (Версія програми 2020.4.0)

Клієнт може оплачувати товар трьома способами:

А) Готівкою. Тоді введіть суму оплати в полі Отримано і натисніть на кнопку ОПЛАТИТИ. (У разі, якщо в полі Отримано введена сума більша, ніж вартість товару, тоді в поле Решта, автоматично відобразиться розмір решти, яку продавець повинен повернути покупцеві). Товар буде оплачений;

Б) Безготівковим розрахунком. Для цього у вікні Сплата, поставте галочку, лівіше напису Безготівковий розрахунок. Вікно Сплата має розширитися (Мал. 4) і в полі На розрахунковий рахунок, за допомогою меню, що випадає, виберіть Ваш розрахунковий рахунок, куди мають надійти гроші. Натисніть кнопку ОПЛАТИТИ. Товар буде оплачений.

Мал. 4 (Версія програми 2020.4.0)

В) Кредит (даний спосіб оплати можливий тільки для іменованих клієнтів). Для цього у вікні Сплата, поставте галочку лівіше напису Безготівковий розрахунок. Вікно Оплата має розширитися (Мал. 2) і в полі На розрахунковий рахунок, за допомогою меню, що випадає, виберіть Ваш розрахунковий рахунок, куди мають надійти гроші, а потім встановіть галочку Кредит. У списку Банк-платник (контроль платежу), виберіть банк, який буде оплачувати товар. Натисніть кнопку ОПЛАТИТИ. Вносити оплати можна в пункті меню Сплата - Фінансовий документ - Контроль платежів по кредитах для покупців.

Для повернення товару, необхідно зайти в пункт меню Документ - Повернення. Повернення також можна здійснити з форми Реалізація, потрібно лише натиснути на кнопку Повернення в правому верхньому кутку панелі або клавішею "F12". Перед Вами відкриється вікно Повернення.

Примітка: Якщо в Налаштуваннях - Параметри - закладка Загальні встановлений перемикач Пов'язувати реалізацію з продавцем, а в полі Реєстрація продавця обрано Для кожної реалізації, в такому випадку при поверненні товару, продавцеві спочатку необхідно сканувати свій бейдж, або ввести цифри штрих-кода вручну. Якщо в полі Реєстрація продавця вибраний пункт При вході в програму, то усі повернення будуть автоматично належати продавцеві, який сканував свій бейдж при вході в програму.

Для повернення по чеку:

На формі Документ - Повернення, скануйте штрих-код чека. В переліку, який відобразився, вкажіть товар для повернення, для чого поставте позначку (галочку) в поле лівіше товару (іншим способом - виділіть товар і натисніть кнопку Вибрати (клавіша ""пробіл)). Натисніть кнопку Повернути товар (клавіша "Enter"). Потім на формі Повернення, натисніть кнопку Повернути гроші ("F6") та у вікні натисніть кнопку Гроші повернені. Якщо потрібно роздрукувати чек повернення, поставте галочку лівіше надпису Друкувати чек повернення.

За вибором чека:

На формі Документ - Повернення натисніть кнопку Вибрати чек для повернення. Відобразиться Перелік витрат, в якому необхідно вибрати необхідну реалізацію. Далі вибір товару для повернення аналогічний вищевказаному пункту.

Повернення без чека:

1) Для повернення по дисконтній картці, спочатку створіть документ повернення (кнопка Створити повернення або клавіші "Ctrl + F4"). Для цього зайдіть в пункт меню Документ - Повернення. Потім скануйте штрих-код дисконтної карти. З'явиться запис клієнта в верхній частині панелі. Для вибору товара, натисніть кнопку Вибрати з переліку реалізацій  ("F11"). В переліку оберіть товар для повернення та, при необхідності,  поверніть гроші клієнту.  

2) Для повернення товара від неіменованого в системі клієнта без чека, на формі Повернення створіть документ повернення, кнопкою Створити повернення (клавіші "Ctrl+ F4"). Потім скануйте штрих-код товара. Відкриється форма Перелік реалізацій, де необхідно вибрати необхідну реалізацію товара. Іншим способом, без сканування штрих-кода, за допомогою кнопки Вибрати з переліку реалізацій ("F11"), з переліку реалізованих товарів оберіть товар для повернення. При цьому, у вікні Перелік реалізацій необхідно ввімкнути перемикач Продажі "Покупцеві" для відображення реалізацій неіменованим клієнтам. Після вибору товара,  поверніть гроші клієнту (кнопка Повернути гроші або клавіша "F6").

Іноді, власнику магазину (-ів), необхідно списати товар, наприклад, якщо у товару закінчився термін придатності, він з якихось причин вийшов з ладу, або даний товар необхідний власнику магазину для власних потреб. В програмі Торгсофт передбачений режим списання (Документ - Списання товару зі складу). При виборі даного пункту меню відкриється вікно Списання товару зі складу.

Для створення нового документу списання, необхідно натиснути на кнопку Нове списання . При цьому, відкриється вікно Документ списання.

Поля Період, Дата, Номер заповнюються автоматично. При потребі, користувач може поміняти значення в цих полях. В поле Списання, за допомогою випадаючого списку, або створивши нового контрагента, користувач вказує, на кого або на що буде проводитися списання товару. За замовчуванням в випадаючому списку доступні два пункти Списання та Списання інвентаризації. Крім того, поле Списання можна заповнити за допомогою кнопки Довідник. При натисканні на цю кнопку, відкриється форма Контрагент, в якій в полі Категорія буде фіксоване значення Списання, а отже будуть відображатися тільки ті контрагенти, у яких зазначено в полі Категорія - "Контрагент". Після вказівки потрібного контрагента, користувач повинен натиснути на кнопку Вибрати, щоб обрати цього контрагента в поле Списання на формі Документ списання. В поле Зі складу буде зафіксований поточний об'єкт обліку, тобто той об'єкт обліку з якого буде здійснюватися списання товару. Після заповнення всіх полів, необхідно натиснути на кнопку Записати.

Для додавання товару в акт списання, користувач може сканувати товар, або вибирати його вручну за допомогою кнопок Вибір товару зі складу і Вибір зі складу за видами товару . При скануванні, товар буде додаватися до акту списання в кількості однієї штуки. При натисканні на кнопку Вибір товару зі складу, відкриється форма Стан складу, де вказавши потрібний товар, необхідно натиснути на кнопку Вибрати, для його додавання в акт списання.

Примітка. Як тільки товар потрапив в документ, він уже вважається списаним з об'єкту обліку.

На формі Списання товару зі складу у відповідних колонках відображається інформація про назву товару, його штрих-код і артикул, також відображається інформація про кількість списаного товару, його роздрібна ціна, собівартість, сума в грошовому еквіваленті і його кількість, яка залишилась на складі.

За допомогою кнопки Вибрати існуючий документ , є можливість відкрити для редагування той чи інший раніше створений документ списання. При натисканні на кнопку, відкриється форма Перелік витрат з фіксованим пунктом Списання в полі Вид. Вказавши потрібний період, користувач може виділити потрібну накладну і натиснути на кнопку Вибрати, по центру внизу екрану.

За допомогою кнопки Змінити параметри , можна змінити параметри створеного документу. Іншими словами, перепризначити напрямок даного акту списання.

За допомогою кнопки Розрахунок собівартості , можна перерахувати собівартість товару доданого до акту списання. Це необхідно, зокрема, для того, щоб товар списався з правильною собівартістю. Списання товару відбувається не по роздрібній або закупівельній ціні, а саме за собівартістю.

При натисканні на кнопку Змінити закупівельну ціну , відкриється вікно Закупівельна ціна товарів. У ньому можна вказати дату закупівлі даного товару, валюту в якій він закуповується і ціну закупівлі в відповідних полях. Буде створена прихідна накладна з нульовою кількістю даного товару, яка не буде впливати на поточний стан складу і її не слід видаляти. Після заповнення всіх необхідних полів, потрібно натиснути на кнопку Записати. Зазначена закупівельна ціна товару буде змінена.

При натисканні на кнопку Друк , користувач може роздрукувати два види акту списання: за собівартістю або за роздрібними цінами.

При натисканні на кнопку Зберегти для завантаження в прихід , користувач може зберегти документ списання в файл, як за останньою закупівельною ціною, так і за собівартістю. Іншими словами, при завантаженні даного файлу в прихідну  накладну в поле Ціна закупівлі впишеться відповідна ціна товару, яка була вказана при збереженні акту списання. Дана дія необхідна, якщо мова йде про роботу кількох магазинів пов'язаних в одну торгівельну мережу, але у кожного з магазинів торгівельної мережі свій власник і прибуток розраховується не спільно, а у кожного власника свій, зі свого магазину.

Часто при веденні обліку і торгівлі на різних торгових точках (магазинах), користувачеві необхідно робити внутрішні переміщення товару з магазину в магазин. Це буває необхідно, наприклад, коли є один загальний склад, куди надходить товар і кілька магазинів, на які товар привозять з основного складу після його оприбуткування, або якщо в одному з магазинів будь-якої товар закінчився, а в іншому цього ж товару в надлишку. Для цього в програмі передбачений режим внутрішньої передачі. Для створення такого документа необхідно зайти в пункт головного меню Документ - Внутрішня передача.

Відкриється вікно Внутрішнє переміщення. Для створення нового переміщення, необхідно натиснути на кнопку Нове переміщення . Відкриється вікно Внутрішня передача. В полі Одержувач, необхідно вибрати з допомогою меню, що випадає той об'єкт обліку, на який потрібно передати товар. В полі Відправник вказаний поточний об'єкт обліку, тобто той, з якого товар буде переміщатися. Поля Період, Дата, Номер заповнюються автоматично, в разі потреби їх можна змінити. Також є перемикач Товар в дорозі. Якщо поставити галочку, відкриється додаткове поле Дата доставки, в якому потрібно вказати дату доставки товару. Варто відзначити, що додано Рольове керування перемикача Товар в дорозі на формі редагування "Внутрішня передача", а також в пункті меню Налаштування - Параметри - Загальні - додано налаштування "Створювати внутрішні передачі на склад Товар в дорозі за замовчуванням".

Якщо встановити перемикач Використовувати обмеження за видами товару, з'явиться додаткова кнопка Налаштувати. При натисканні на неї відкриється вікно в якому необхідно вказати, які види товару допустимі для внутрішнього переміщення. Якщо стоїть галочка Формувати коментар за обраними видами товару, після вибору необхідних видів товару і натисненні на кнопку Записати, буде сформований список дозволених видів товару в поле Коментар. Після заповнення всіх полів, необхідно натиснути на кнопку Записати. При цьому буде створена "шапка" накладної внутрішнього переміщення, наприклад, як на Малюнку 1, 2.

Мал. 1 Не стоїть галочка Товар в дорозі

Мал. 2 Стоїть галочка Товар в дорозі

Для додавання товару в документ, користувач може сканувати штрих-код на товарі, або вибирати товар вручну. При скануванні штрих-кодів, товар в документ буде додаватися по одній одиниці. Для вибору товару вручну зі складу, користувач може використовувати дві кнопки Вибір зі складу за видами товару або Вибір товару зі складу. При натисканні на першу кнопку - відкриється вікно Залишки товару на складі, де товар буде відображатися за належністю до обраної гілки дерева в лівій частині вікна, клікнувши по товару в правій частині, користувачеві потрібно натиснути на кнопку Вибрати для додавання товару на форму Внутрішнє переміщення. При натисканні на другу кнопку Вибір товару зі складу - відкриється вікно Стан складу. Вибравши і клікнувши по потрібному товарі, користувач повинен натиснути на кнопку Вибрати, для додавання товару в документ внутрішнього переміщення. Кількість переміщуваного товару можна змінити, двічі клікнувши по обраному товарі і в полі Кількість - вказати необхідну кількість. У цьому ж вікні, у відповідному полі, користувач може змінити ціну продажу товару, яка буде застосована до нього (товару) в магазині, на який надходить внутрішнє переміщення.

Примітка. Як тільки товар потрапив в документ, він уже вважається переміщеним з одного об'єкта обліку на інший.

На формі Внутрішнє переміщення у відповідних колонках відображається інформація про назву переміщуваного товару, штрих-код і артикул. Крім того, відображається інформація про кількість переміщуваного товару, роздрібну ціну одержувача і роздрібну ціну відправника, оптову ціну та ціну зі знижкою.

Для того щоб вибрати відкладену накладну (щоб створити відкладене внутрішнє переміщення, використовуйте кнопку Стан передачі (Діє, Відкладена)) внутрішнього переміщення, для її редагування існує кнопка Вибрати існуючу передачу . При натисканні на кнопку, відкриється вікно Реєстр внутрішніх переміщень.

При натисканні на кнопку Друк накладної , є можливість роздрукувати три види накладних: Роздрібну накладну, Оптово-роздрібний і накладну із закупівельною і роздрібною ціною.

Для сортування товарів по Артикулу, Назві товару в друкованій формі, необхідно провести налаштування шаблону Друк накладної - Налаштування друку документа встановити перемикач Методу сортування товарів навпроти відповідного запису - Артикул, Назва товару.

При натисканні на кнопку Завантажити з терміналу збору даних , користувач може завантажити список переміщуваного товару з терміналу збору даних.

При натисканні на кнопку Змінити ціну - відкриється вікно Ціна продажу для "об'єкт обліку" (Мал. 3).

Мал. 3 (Версія програми 2020.4.0)

В полі Роздрібна ціна буде вказана поточна роздрібна ціна на товар, яку при потребі, користувач може змінити. Дана ціна буде актуальна для об'єкта обліку, куди передається товар. Крім того, якщо зняти галочку з перемикача На товар не поширюється знижка, то стає видимим поле % знижки на товар. У ній, користувач вказує відсоток знижки, автоматично в поле Ціна зі знижкою розрахується ціна зі знижкою. В поле Оптова ціна, можна вказати оптову ціну на даний товар. Варто повторитися, що дані ціни будуть актуальні тільки для об'єкта обліку, куди передається товар. Після заповнення всіх необхідних полів, необхідно натиснути на кнопку Записати.

На формі Внутрішнє переміщення, після натискання на кнопку Друк етикеток, можна роздрукувати ту кількість етикеток, скільки одиниць товару потрапило в даний документ.

Для обліку клієнтів фірми, їх даних, формування персональних знижок з урахуванням політики фірми, обліку днів народження дітей, служить форма Маркетинг - Клієнти (Мал. 1).

Мал. 1 (Версія програми 2020.4.0)

На панелі доступні наступні функції:

Фільтр VIP-клієнти. При включенні фільтра відображаються тільки VIP-клієнти.

Фільтр по Типу знижки:

1. Фіксована;

2. Накопичувальна;

3. Бонусна.

Фільтр Змінені клієнти. Відображаються клієнти, в картці у яких проводилися зміни. Такі клієнти позначені піктограмою в колонці Найменування.

• Додавання нового клієнта, виклик форми редагування Клієнт.

• Зміна даних клієнта. Виклик форми редагування Клієнт для перегляду та внесення змін до картки клієнта.

•Фільтр за ознакою видачі картки. Можлива фільтрація клієнтів з виданими картками або вільних карток. При виборі значення «Всі» відображається повний перелік введених клієнтів.

1. Виданні дисконтні картки;

2. Вільні  картки. Вільні картки створюються за допомогою дії Створити діапазон клієнтів . Також фільтр показує  картки, у яких найменування починається на "Клієнт ..." (наприклад, Клієнт посередника).

•Фільтр по Регіону - можна вибрати певний регіон. Будуть відображені клієнти регіону для подальшої роботи з ними. Можна зробити друк переліку клієнтів по регіону або створити масову розсилку і т.д.

•Фільтр по Виду відповідальності - вибрати зі списку: Всі, Приватна особа, Приватний підприємець (ПП), Юридична особа (ЮО), ПП і ЮО (приватна особа і юридична особа).

•Фільтр Оптовики - будуть відображатися виключно оптові клієнти.

•Фільтр Пошуку по: Штрих-коду або Мобільному телефону.

•Фільтр по інтересам - вказуються інтереси клієнтів.

•Фільтри Вік від і День народження від - можна вибрати клієнтів за датою народження, наприклад, для того, щоб здійснювати масові розсилки для клієнтів за відповідними віковими категоріями. Для того, щоб встановити фільтр, введіть потрібний вік або дати народження в поле фільтра і натисніть Застосувати .

•Сортування по:

1. Найменування

2. % знижки - Найменування

3. Штрих-код

4. Сума для розрахунку знижки

5. Сума для розрахунку знижки за період накопичення

6. Дата останньої покупки

7. Сума бонусів поточна

8. Використано бонусів

9. Місто

• Перерахунок автоматичних знижок. Використовується, щоб виключити помилки розрахунку знижок.

• Розрахунок зниження знижок клієнтів за відсутність покупок. В системі передбачається автоматичний перерахунок знижок клієнтам при вході в програму. Кнопка служить для ручного перерахунку знижок клієнтам.

• Друк дисконтних карт для виділених клієнтів

• Очистити дисконтну карту. При виконанні цієї дії інформація про поточного клієнта в списку видаляється і створюється новий порожній запис з цим же штрих - кодом, який може бути повторно використаний для іншого клієнта. Якщо у клієнта були покупки або повернення, ця інформація буде видалена. Якщо ця дія виконується на центральному комп'ютері торгової мережі, то ця інформація буде поширена по всіх торгових точках мережі. Інформацію по видаленому клієнту повернути не можна.

•Фільтр за датою видачі картки. При накладенні фільтра відображаються тільки ті клієнти, дати видачі дисконтних карт у яких відповідають зазначеному періоду.

•Фільтр Блоковані дисконтні карти. При включенні фільтра відображаються клієнти з блокованими дисконтними картами.

• Файл - збереження в файл або відкриття з файлу списку клієнтів:

▪ Зберегти - дана кнопка дозволяє зберегти список клієнтів для подальшого завантаження в іншу базу.

▪ Відкрити - дозволяє відкрити файл зі списком клієнтів (раніше збережений в програмі Торгсофт). Дана дія буває необхідно, якщо потрібно перенести список клієнтів, наприклад, в іншу базу.

▪ Зберегти телефони - після натиснення на цю кнопку, можна зберегти список номерів телефону в текстовий файл. Це може бути необхідно, наприклад, для завантаження даного списку в систему масової розсилки.

Варто відзначити, що додана можливість імпорту списку клієнтів з Excel в програму Торгсофт без вказівки штрих-коду клієнта. Програма автоматично сформує штрих-код.

• Створення діапазону клієнтів. Зручне створення відразу великої кількості клієнтів. При цьому, кожному клієнту автоматично присвоюється унікальний штрих-код, який потім переноситься на персональну дисконтну картку клієнта і за яким при реалізації товару ідентифікується клієнт. Штрих-коди створюються в порядку зростання номерів, що зручно при виділенні потрібних клієнтів для друку дисконтних карток. При видачі дисконтної карти змінюється найменування клієнта, тобто вводиться прізвище, ім'я, по батькові.

• Друк конверта для надсилання листа клієнту. Автоматично на друк виводяться адреси клієнта і Вашої фірми, як адреса відправника. Необхідно, щоб клієнт був внесений в картку клієнта. Адреса фірми має бути внесена в формі, викликаємої  з панелі Налаштування - Торгова мережа.

• Об'єднати клієнта з іншим. Застосовується, якщо, наприклад, були введені члени однієї сім'ї, або ж один клієнт помилково був введений 2 рази.

• Вивести з дії. Застосовується для виведення з дії виділених клієнтів. Для перегляду або введення в дію таких карток, зайдіть в пункт головного меню Налаштування - Контрагент - вкладка Неактивні контрагенти.

• Змінити параметри дисконтної карти відкриває однойменне вікно, в якому можна змінити:

1) Спосіб нарахування знижки:

•Накопичувальну знижку;

•Фіксована знижка;

•Бонусна система.

2) Тип дисконтної картки.

3) Початкова сума для розрахунку знижки.

4) % знижки.

5) Мова масової розсилки.

6) Згоден отримувати інформацію по SMS:

•Згоден;

•Не згоден.

Для того, щоб змінити параметр, потрібно активувати перемикач біля необхідного пункту і вказати (вибрати) нове значення. Якщо перемикач виключений, то відповідне поле недоступно для зміни

• Друк переліку клієнтів - після натискання на цю кнопку, відправиться на друк весь список клієнтів.

• Створити контакт - після натискання на цю кнопку відкриється вікно Контакт (Мал. 2).

Мал. 2 (Версія програми 2020.4.0)

В даному вікні автоматично встановлений той клієнт, який був виділений, в разі потреби, є можливість вказати іншого клієнта після натискання на кнопку Довідник або вибрати зі списку. При натисканні на кнопку , відкриється картка клієнта. Нижче, відображаються дані, які вказані в картці клієнта:

•Телефон

•Місто

•Електронна адреса

Потім необхідно вибрати Напрямок:

•Вхідний - був здійснений дзвінок від клієнта;

•Вихідний - був здійснений дзвінок клієнту.

В поле Інформація, записується текст повідомлення від клієнта.

Перемикач Нагадування - служить для нагадування користувачеві програми при її запуску в день, коли встановлена ​​Дата нагадування. Якщо встановити перемикач, необхідно встановити Дату нагадування, зробити запис в поле Нагадування. Кнопка Копіювати в нагадування , копіює текст, який знаходиться в полі Інформація в поле Нагадування. Після того, як створений контакт, буде доступний для перегляду в пункті меню Маркетинг - Контакти і нагадування - вкладка Контакти, якщо встановлено перемикач Нагадування, то у відповідній вкладці.

• Заповнити інтереси по покупкам - для виділених клієнтів, після натискання на кнопку, будуть автоматично заповнені інтереси по товарах, які були раніше придбані. Налаштування інтересів проводиться в пункті головного меню Маркетинг - Інтереси.

• Картка взаєморозрахунків. При натисканні на кнопку відкривається форма Картка взаєморозрахунків з обраним клієнтом.

У системі передбачена можливість об'єднання дисконтних карт клієнтів. Така необхідність виникає в разі, якщо, наприклад, були видані карти членам однієї сім'ї, і знижка вважалася на кожну карту окремо. При об'єднанні дисконтних карт, вся інформація буде передана від зазначеного клієнта до вибраного для об'єднання. Знижка буде перерахована з урахуванням загальної інформації. Поточний клієнт, який об'єднався з обраним, буде видалено зі списку клієнтів, замість нього з'явиться вільна дисконтна карта з цим штрих-кодом.

Для об'єднання клієнтів, виділіть клієнта, який буде об'єднаний з іншим і натисніть кнопку Об'єднати клієнта з іншим . Відкриється вікно Вибір клієнта, в якому вкажіть клієнта, на дисконтній картці якого буде відображатися загальна інформація після об'єднання. Натисніть кнопку Вибрати. Система запросить від вас підтвердження дії об'єднання. У разі згоди, натисніть кнопку Продовжити. Слід пам'ятати, що скасувати об'єднання клієнтів після завершення дії неможливо.

При роботі в мережі магазинів, інформація про об'єднання буде передаватися іншим магазинам. Якщо об'єднання відбулося на центральному комп'ютері, то об'єднання передається по всіх торгових точках мережі. Якщо об'єднання відбулося на периферійній торговій точці, то інформація буде передана тільки на центральний комп'ютер і буде дійсна тільки для цієї торгової точки на центральному комп'ютері. На інші торгові точки це не буде поширено.

Об'єднання проводиться по штрих-кодами, тому, якщо на центральному комп'ютері торгової мережі будуть об'єднані клієнти зі штрих кодами 990000090008 і 990000090009, то на всіх інших комп'ютерах мережі торгової мережі будуть об'єднані клієнти з цими ж штрих-кодами, незалежно від того, які імена мають ці клієнти. Передбачається, що клієнти мають однакові штрих-коди в масштабах всієї торгової мережі.

• Замінити дисконтну карту клієнта. Відбувається заміна штрих-коду дисконтної картки клієнта на штрих-код обраної вільної картки.

• Скасувати ознаку зміни. Видаляється ознака зміни даних клієнта і дані по клієнту не включаються в пакет для передачі по каналу даних.

• Блокування і розблокування дисконтної карти. При блокуванні можна зробити реалізацію за дисконтною карткою такого клієнта, система виведе повідомлення, що клієнт не знайдений.

• Імпорт. При натисканні на кнопку можна виконати імпорт списку клієнтів. Повний опис Імпорт клієнтів див. тут.

•Друк переліку клієнтів. При натисканні на кнопку, є можливість роздрукувати перелік всіх клієнтів з такими полями: Ім'я клієнта, Штрих-код, Відсоток знижки, Телефон, Місто, Адреса, Електронна адреса.

• Надіслати повідомлення клієнту. При натисканні на цю кнопку, є можливість відправити повідомлення клієнту.

• Бонуси. При натисканні на цю кнопку відкриється список з якого є можливість вибрати, що необхідно зробити у виділеного клієнта: Нарахувати бонуси, Списати, Анулювати.

У сформованому переліку клієнтів, лівіше прізвища клієнта, відображається позначка у вигляді синьої, червоної або зеленої кульки. Синя кулька означає, що у клієнта накопичувальна знижка, червона - фіксована, а зелена - бонусна система. VIP-клієнти виділяються значком "VIP".

Для всіх необхідних фінансових операцій (розрахунок з постачальниками, обмін валюти, надходження грошей в касу, поточні витрати і т.д.) використовується Фінансовий документ (Сплата - Фінансовий документ).

Закладка Каса (Мал. 1) необхідна для перегляду списку готівкових операцій. Вона служить для формування та обліку документів оплат по касах об'єктів обліку.

Мал. 1 (Версія програми 2020.4.0)

Коротко опишемо функції, які доступні на даній формі.

Вгорі вікна розташовуються різноманітні фільтри. Період, де вказується, потрібний інтервал часу. Вид документу (Прихідний або Видатковий) будуть відображені фінансові операції про надходження грошей в касу або їх видача відповідно. Вибір касових операцій, Контрагенти, Стаття аналізу, Каса, Торгова точка, Підприємство. Всі ці фільтри необхідні для пошуку конкретної фінансової операції.

1) Додати (F4). Додавання нового документу оплат. Викликається форма створення Касовий ордер для введення даних документу.

2) Копіювати. Копіювання документу, на якому стоїть курсор.

3) Змінити. Виклик форми редагування Касовий ордер для внесення змін в документ. Можливо тільки в разі, якщо відкритий відповідний касовий день. Також, необхідно скасувати оплату за товар, якщо мова йде про покупки товару.

4) Видалити. Видалення запису документа. Можливо тільки в разі, якщо відкритий відповідний касовий день. Також необхідно скасувати оплату за товар, якщо мова йде про покупки товару. Дана дія фіксується в пункті меню Файл - Протокол дій користувачів, де заноситься наступна інформація про документ: Тип документу, Номер, Дата, Сума в національній валюті, Коротка назва національної валюти (Наприклад: Фінансовий документ №46 від 05.10.2015 11:56: 22 на суму 100грн).

5) Звіт. Друк з екранної форми списку касових документів. При натисканні на кнопку і виборі в випадаючому меню Налаштування звіту, відкривається одноіменне вікно з якого після вибору функції Друк на принтері або Створити документ Excel, є можливість експортувати даний звіт в документ Excel, або роздрукувати документ прямо без експорту.

6) Інкасація. Здійснюється тільки по касі об'єкта обліку, зазначеного на головній формі. Під інкасацією розуміється процес вилучення грошей господарем з каси. Інкасація зменшує залишок грошей в касі на суму, зазначену при цьому. Зазначаються дата, час, об'єкт обліку інкасації. Вноситься сума інкасації, вказується інкасатор. При необхідності, може бути зареєстрований новий інкасатор за допомогою кнопки Додати. Також, в поле Співробітник, зі списку можна вибрати співробітника, який проводить дану операцію. Це необхідно для того, щоб господар магазину знав, який саме "обліковий запис" зробив цю операцію і хто фінансово відповідальний, з кого "питати".

При створенні інкасації, автоматично присвоюється Стаття фінансового аналізу - Внутрішній оборот, з можливістю її редагування.

7) Здати виручку. Виручка зазвичай передається з обраної каси до каси бухгалтерії або в офіс.

8) Перевести на розрахунковий рахунок . Переказ грошей з каси на розрахунковий рахунок в банку. Увага! Документ переведення - редагувати не можна, тому що по цьому документу автоматично створюється документ банку. При помилковому введенні, необхідно документ видалити і ввести його заново.

9) Друк документа. Друк обраного касового ордера.

10) Звіт за день. Друк звіту по касі за день. Друк можливий при вказівці відповідної каси в поле Каса, вгорі панелі.

11) Відзначити для передачі. Установка позначки на документ для передачі його через пакети даних.

12) Друк переліку документів з урахуванням накладених фільтрів.

13) Контроль чека інкасації. В викликаному вікні необхідно сканувати штрих-код чека, після чого з'явиться повідомлення про документ інкасації.

14) Переказ грошей до іншої каси. Дана операція відрізняється від операції здачі виручки тим, що вказується особа, яка провадить переказ.

15) Список товару. Кнопка активна при позиціонуванні на документі оплати реалізації товару. Відображається товар реалізації.

16) Змінити статтю фінансового аналізу. При натисканні на цю кнопку, можна створити нову, або відредагувати вже існуючі статті аналізу. Необхідно для визначення різних видів витрат і надходження грошей в касу.

17) Обмін валют. При натисканні на кнопку, є можливість купити, або продати валюту.

18) Підприємство. Створення нового, або редагування раніше створеного підприємства. Необхідно для зв'язування фінансових операцій з приватним підприємцем, в разі, коли мова йде про співдружність підприємців.

19) Перевірка документа. При натисканні на кнопку можна відмітити перевірені документи. Виділіть необхідний документ (або декілька документів) та натисніть на кнопку Перевірка документа, після чого дані документи будуть підсвічені зеленим кольором. Це означає, що документи перевірені. При необхідності, можна скасувати перевірку. Для цього виділіть перевірений документ і натисніть на кнопку Перевірка документа (F7), відобразиться підтвердження з інформацією про те хто і коли перевірив даний документ. Для скасування перевірки документа необхідно натиснути "Так".

У вкладці Журнал перевірені документи виділені зеленим кольором.

За допомогою фільтра Стан документа можна відобразити список перевірених, неперевірених документів або всі документи. Дія фільтра поширюється на вкладки Каса, Розрахунковий рахунок і Журнал.

Також, в даному вікні доступна вкладка Розрахунковий рахунок. Ряд фільтрів і кнопок залишається тими ж, за винятком двох кнопок:

Прийняти гроші на р/р. При натисканні на кнопку відкривається вікно Надходження на розрахунковий рахунок, в якому у відповідних полях необхідно вказати інформацію: про платника (список контрагентів), одержувач (об'єкт обліку торгової мережі) і розрахунковий рахунок, на який надійдуть гроші.

Створити платіжне доручення. При натисканні на кнопку відкривається вікно Платіжне доручення. У відповідних полях необхідно вказати: Платника, Розрахунковий рахунок платника, Отримувача (список контрагентів) і Розрахунковий рахунок отримувача. Вказати Суму, Статтю фінансового аналізу і написати Призначення платежу.

На вкладці Контроль платежів по кредитах для покупців - відображається інформація про те, хто з клієнтів скористався Кредитом, Дату продажу, Назва банку, Суму до сплати і скільки залишилось Доплатити.

При натисканні на кнопку Внести сплату - відкриється вікно (Мал.  6) в якому необхідно вказати Суму платежу, а також на який Розрахунковий рахунок буде вноситися оплата і в разі потреби встановити Дату платежу.

При натисканні на кнопку Оплати за товар - відкриється вікно Оплати за реалізацією (Мал.  7) в якому зазначено:

•Дата

•Номер

•Сума

•Контрагент

•Опис

При натисканні на кнопку Сплачений товар - відкриється вікно Склад товару в документі, в якому відображаються всі товари і послуги, які входять в дану покупку.

На вкладці Журнал - доступні всі оплати, які проводилися за певний період з урахуванням всіх фільтрів.

Продавець може здати виручку на формі Документ - Реалізація по кнопці Здати виручку .

1) У вікні Здача виручки введіть в поле Сума потрібну суму для передачі.

2) В поле З каси за замовчуванням вказується каса, в якій працює продавець.

3) В полі У касу вкажіть касу, в яку здається виручка.

Зверніть увагу на інформаційний рядок Залишок в касі. При введенні суми для передачі в рядку автоматично відображається залишок в касі (для продавця ця інформація може бути закрита рольовим доступом).

Після заповнення всіх полів натисніть кнопку Записати . Будуть створені два фінансових документи - витратний і прибутковий. Видатковий для продавця, а прибутковий для власника або головної каси мережі магазинів.